請求書と何が違う？支払通知書の書き方とインボイス制度の落とし穴を徹底解説
支払通知書を自社で作成する場合、高価な専用システムを導入しなくても、エクセル（Excel）やGoogleスプレッドシートを用いて法令完全準拠のフォーマットを構築できます。無料テンプレートをダウンロードしてカスタマイズする際にも、以下の構造を満たしているかを厳しく精査してください。
エクセル作成で絶対に外せない必須項目
- 表題：「支払通知書」または「仕入明細書兼支払通知書」と明記
- 発効日および通知書番号：文書管理・電帳法検索用の一意のナンバリング
- 受取人（売り手）情報：社名・屋号・氏名、および適格請求書発行事業者登録番号（T+13桁）
- 発行者（買い手）情報：自社名、担当部署、住所、電話番号、インボイス登録番号
- 支払予定日および振込先口座情報：いつ、どの口座に着金するかを明記
- 取引明細：品目・納品日・数量・単価・税抜金額
- 税率区分別の集計欄：10%対象額・消費税額、8%対象額・消費税額の完全分離
- 源泉徴収税額欄：個人宛報酬の場合は控除額を明記
- 承認確認文言：「本通知内容に疑義がある場合は、発行日より〇営業日以内にご連絡ください」等の規定文
また、海外取引や外資系企業とのやり取りにおいて英語表記が求められる場合は、「Payment Advice」または「Remittance Advice」という表現を用います。「Payment Notice」でも意味は通じますが、国際的な会計実務では「Payment Advice」が最も標準的なビジネス用語として定着しています。
